Descrizione
Capita che vengano inoltrate alla PEC del Comune altre comunicazioni PEC, con allegati. In questi casi, la PEC inoltrata si compone del messaggio EML che al suo interno contiene la documentazione in allegato. Perciò, il gestionale del protocollo informatico è costretto ad estrapolare i documenti (contenuti nella prima PEC allegata) e a categorizzarli come allegati, mentre la PEC inviata all’Ente compare come documento principale in formato EML. L’estrapolazione degli allegati, in alcuni casi estratti manualmente da parte del funzionario protocollista, genera una problematica riguardante l’hash e l’impronta dei documenti.
Le conseguenze di non riallegare gli allegati nella PEC di inoltro possono essere significative, soprattutto in termini di validità legale e completezza della comunicazione, quali ad esempio:
- Perdita di prova del contenuto degli allegati: la PEC certifica data, ora e trasmissione del messaggio e degli allegati, ma non il contenuto degli allegati stessi, a meno che questi non siano firmati digitalmente. Se non si riallegano gli stessi file nell’inoltro, il destinatario non riceve materialmente quegli allegati, e quindi non si può dimostrare il loro contenuto in caso di contestazioni legali;
- Rischio di incomprensioni o contestazioni: il destinatario potrebbe non ricevere gli allegati originali, con conseguenti difficoltà operative e possibili contestazioni sulla completezza della comunicazione;
- Possibile perdita di informazioni importanti: non allegare gli stessi file può comportare la perdita di dati o documenti fondamentali per la comunicazione, con conseguente necessità di ulteriori chiarimenti o invii successivi;
- Limitazioni tecniche e di sicurezza: in alcuni casi, se si tenta di inoltrare PEC con allegati non consentiti o non correttamente gestiti, il messaggio può essere bloccato dal sistema di posta certificata, soprattutto nel caso di file non ammessi, ossia al di fuori dei formati standard consentiti.
In sintesi, non riallegare gli allegati nella PEC di inoltro può compromettere la certezza legale e la completezza della comunicazione, causando problemi sia in ambito lavorativo che in eventuali contenziosi. Pertanto, è consigliabile creare un nuovo messaggio e allegare nuovamente i file per garantire che il destinatario li riceva effettivamente.
Per tale motivo non saranno accettare le PEC di PEC che non presentano gli allegati anche nell’inoltro, ovvero, l’ufficio protocollo provvederà a richiedere al mittente di allegare i documenti anche nella PEC con cui si inoltra una certa comunicazione avvenuta tramite PEC, così da poter protocollare i documenti senza doverli estrarre. Infatti, la pratica corretta di inoltro, tramite PEC, delle PEC con allegati prevede che questi ultimi siano riallegati anche nella PEC di inoltro.
In ogni caso, è sempre consigliabile verificare le specifiche esigenze legali e tecniche del caso, soprattutto in ambito professionale o giudiziario.
Per maggiori informazioni, si veda il Provvedimento n. 2025/0000044 del 09/06/2025.
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Ultimo aggiornamento: 16 giugno 2025, 16:50